(裏)入社一年目の教科書

欲しいのは仕事ができるコツじゃなくて、仕事ができる方法なんだ!!!「入社二年目で最低評価」から逆転最短昇格を果たしたメタラーが「仕事の進め方」や「メタル評」・「書評」をお届けします

Step1の実例② 中級編! 期待に応える資料作成!

具体例第2弾のお届けです!

今回は誰もが必ず一度は通る道であろう・・


       【資料作成!】


の例をお伝えします!




みなさんは資料作成をしたときに、

「せっかく作ったのにやり直しだ(泣)」
「そんなルールがあるなら最初から言ってよ!」

と思ったことはありませんか?


そうなんです!
資料作成は目的とゴールを間違えると、
やり直しが生じる業務なんです!



よって、資料作成でずっとミスしていると・・

「資料の作り方がなっていない!」
「やり直し!相変わらず要領が悪いな!」

と思われてしまいます!
(メタルクが言われてきた言葉です(笑))



資料作成は生産性がほとんどない業務(新しい
ことを産み出さない業務)なので、
さっさと終わらせたいですよね!?


今回は資料作成にかかる時間が最小限に
なるように、メタルクの実例を通して、
具体例をご紹介していきます!



**必要な行動****************


作る資料によって、必要な行動が変わりますが、
今回は①②③④⑧の行動をとっていきます!


それでは、必要な行動を確認していきましょう!

**今回必要な行動*************
 ①依頼を受けた際に依頼者に3つの情報を聞き
  復唱する!
   ・目的(実現させたい状態)はなにか?
   ・期限はいつか?
   ・何がどのようになっていれば合格なのか?
  
 ②「分からないことがあったら、相談させて
   欲しい」と上司にお願いする!

 ③仕事を進める手順を大雑把に考え、
  脳内でシミュレーションし、紙に書く!

 ④手順が全くわからなければ、先輩に聞く!
  もしくは、上司に『似たような仕事を
  担当していた人』を聞いて、その人に聞く!


 ⑧依頼者に確認する!
   ・自分が考えている進め方で問題ないか?
   ・わからなかった情報を聞く
   ・自分で調べた情報が正しいか?
   ・中間チェックと報告頻度はどのくらいか?
   ・ゴールのイメージを再確認する


それでは、実例のご紹介です!


**********************


~仕事の依頼(手順①②)~

上司
 「メタルク君!再来週の水曜日の所長報告を
  お願い!資料も作っておいて!」


メタルク
 「わかりました!目的は計画に対する
  進捗を伝えることで大丈夫でしょうか?」


上司
 「それで大丈夫」


メタルク
 「あと、初めての報告なので、ゴールとなる
  資料のイメージをお伺いしたいのですが」

上司
 「そうだな・・・
  先輩のAさんが数ヵ月前に報告していた
  から、聞いてみてよ」

メタルク
 「わかりました!Aさんに聞いてみます!
  資料作成で分からないことがあったら、
  後程お伺いしても良いでしょうか?」

上司
 「良いよ!空いている時間に聞きにきて!」




~情報収集と仕事の進め方を考える(手順④③)~

メタルクの心の声
 (まだ仕事を進め方が見えてこないな・・・
  まずはA先輩に資料をもらいにいこう!)

メタルク
 「A先輩!所長報告の資料作成と仕事の
  進め方を教えていただけませんか?」

A先輩
 「いいよ!資料の構成はこんな感じ・・・
  メールで送っておくから参考にして」

メタルク
 「ありがとうございます!先輩は資料の
  チェックを何回受けられましたか?」

 「2回かな。室長と部長のチェックを
  1回ずつ受けたよ!」

メタルク
 「ありがとうございます!
  また分からないことがあったら
  教えてください!」


メタルクの心の声
 (資料が10ページ以上あるから、資料を
  作る前にストーリーを組み立てる必要が
  ありそうだな・・・)

 (ストーリーの設定をミスると資料の構成が
  大きく変わりそうだな・・・
  叩き台ができた時点でチェックを受けた
  ほうが、修正が少なくなりそうだな・・・)

 (先輩の資料の構成は背景・計画・
  進捗まとめ・進捗詳細・今後の検討の
  順番になっているな)

 (この流れをベースに作って良いか、上司に
  確認しよう)

 (あと、室長・部長チェックの日時も
  設定しておこう)


~上司に確認(手順⑧)~

メタルク
 「所長報告の資料の件で2点お伺いしたい
  ことがあるのですが、今お時間
  よろしいでしょうか?」

上司
 「いいよ」

メタルク
 「ありがとうございます!
  まずは資料の構成とストーリーに関して
  です。」

 「A先輩から前回の資料を頂きました。
  A先輩の資料の構成を手本にしようと
  考えています。」


 「具体的には背景・計画・進捗まとめ・
  進捗詳細・今後の検討の構成にしようと
  考えています。これでよろしいですか?」

上司
 「構成の大枠は大丈夫だと思う。」

メタルク
 「わかりました!続いて、資料の
  ストーリーですが現在構想中です。
  叩き台ができたら、チェックをお願い
  したいのですが、よろしいでしょうか?」

上司
 「わかった。できたら持ってきてくれ」

メタルク
 「ありがとうございます!
  続いて、二つ目ですが、資料チェックの
  日時を調整させてください。」

 「部長のチェックもあると思いますので、
  来週の下旬を考えております。
  ご都合はいかがでしょうか?」

上司
 「ん~。部長チェックもあるから早めが
  良いかな・・・」

 「じゃあ、来週の木曜日でお願い!」

メタルク
 「わかりました!では確認させてください」

 「目的は所長に計画に対する進捗を伝えること」
 「資料のゴールイメージはA先輩の例と
  基本的に同じ構成にする。
  ただし、ストーリーができたら、
  一度チェックを受ける」

 「来週の木曜日までに資料を完成させ、
  室長チェックを受け、その後部長チェック
  を受ける」

 「以上で大丈夫でしょうか?」

上司
 「大丈夫!よろしく!」


**********************


メタルクの例を見てどのように感じましたか?

目的とゴールを確認してから動き始めることで、
作るべき資料のイメージが明確になるのです!

ですが、この例では1点不明確な点があります!
それは、資料のストーリーをどのように
すれば良いのかという点です。

このように不明確な点がある場合は、その点を
ある程度作ったところで、チェックを受ければ
大丈夫です!

資料の作り直しが多いなと感じている方は、
是非本手法を参考にしてみてください!

Step1の実例① 初級編! 要望に応じた議事録!

 「やり方はわかったけど具体例が欲しい!」


という方のために、具体例第1弾のお届けです!


以前の記事では外部調査の例を出しましたが、
実際の業務で外部調査はほとんどないですもんね
(笑)

なので、まずは新入社員が担当しやすい

    【会議の議事録を作成する】

という業務の進め方を、メタルクの3つの
実例を通してご紹介していきます!


「会議で重要そうなところをメモればいいでしょ」
と思っているそこのあなた!!

議事録は目的によって内容が大きく
変わるんですよ!!!

ですが、それほど難しい仕事ではないので、
ほとんどのケースで2つの行動(①と⑧)で
完了すると思います!

それでは行動を確認したのち、実例を
見ていきましょう!

**今回必要な行動*************

 ①依頼を受けた際に依頼者に3つの情報を聞き
  復唱する!
   ・目的(実現させたい状態)はなにか?
   ・期限はいつか?
   ・何がどのようになっていれば合格なのか?
  
 ⑧依頼者に確認する!
   ・自分が考えている進め方で問題ないか?
   ・中間チェックと報告頻度はどのくらいか?
   ・ゴールのイメージを再確認する

**実例① 部内会議*************

上司
 「メタルク君!この会議の議事録を
  とってくれる?」

メタルク
 「わかりました!目的によって書く内容を
  変えますので、目的を教えてください」

上司
 「今回は部内会議だけど部長が不在だから、
  部長が会議の流れを把握できる状態に
  して欲しい」

メタルク
 「それでは、会議の議題・報告の概略・
  質疑を会議の流れに沿って記録する形で
  よろしいでしょうか?」

上司
 「それで大丈夫!」


メタルク
 「急いでメールで送るなら、ワードの
  フォーマットで議事録を作成した方が
  いいですか?」

上司
 「それで頼む!」

メタルク
 「わかりました。後は議事録の途中チェックの
  必要性と締め切りを教えてください!」

上司
 「今日中に送りたいから、定時までに
  仕上げてくれ」

 「途中チェックは午後2時頃でお願い!」

メタルク
 「わかりました。内容を確認します。」

 「部長が会議の流れを把握できるように、
  会議の流れに沿って、議題・報告の概略・
  質疑をワードの議事録フォーマットで
  まとめます」

 「そして、本日午後2時に中間チェックを受けて
  今日の定時までに提出します!」

上司
 「それで大丈夫!よろしく頼む!」


**実例② 外部業者との会議********

上司
 「メタルク君!この会議の議事録を
  とってくれる?」

メタルク
 「わかりました!目的によって書く内容を
  変えますので、目的を教えてください!」

上司
 「今回は取引先との会議だから、
  後々問題が起きないように議事録を
  作成してくれ」

メタルク
 (決定事項がうやむやだったり、言った
  言わない論争が問題としてありそうだな)

 「それでは、会議の内容と発言と決定事項を
  記録する形でよろしいですか?」

上司
 「それで大丈夫!」

メタルク
 「わかりました。会議中はホワイトボードで
  議事を取り、後程ワードで清書する形で
  よろしいですか?」

上司
 「どうしてそうするんだい?」

メタルク
 「後々問題が起きないように、ホワイト
  ボードで議事を確認しながら、会議を
  進めた方がいいと思うからです。」

 「また、外部へ送る資料は正式資料となるため
  清書が必要だと考えます!」

上司
 「分かった!それでお願い!」


メタルク
 「わかりました!あとこの仕事の締め切りを
  教えてください!
  また、途中チェックは必要ですか?」

上司
 「部長にチェックしてもらうから、明後日の
  午後一までにお願い」

 「ホワイトボードを確認しながら、会議を
  進めるから、途中チェックは要らないかな」


メタルク
 「わかりました。内容を確認します。」

 「問題が起きないように会議の内容と発言と
  決定事項の議事をホワイトボードに取ります」

 「そして、外部提出資料フォーマットに
  清書し、明後日の午後までに提出します!」

 「この認識でよろしいですか!?」

上司
 「大丈夫!」


**実例③ 本部会議************
 

上司
 「メタルク君!この会議の議事録を
  とってくれる?」

メタルク
 「わかりました!目的によって書く内容を
  変えますので、目的を教えてください!」

上司
 「今回は所長への報告会議だから、所長からの
  指摘事項が詳しくわかるように議事録を
  作成してくれ」

メタルク
 「それでは、議題・所長の質疑とコメント・
  決定事項を会議の流れに沿って記録する
  形でよろしいですか?」

上司
 「それで大丈夫!」

メタルク
 「わかりました。会議終了後に決定事項の
  確認があるため、ホワイトボードで
  議事を取り、スキャンして提出で
  よろしいですか?」

上司
 「それでいいよ」

メタルク
 「わかりました!会議終了後すぐに
  議事録をスキャンしたら、提出します!」

(復唱は省略)
(すぐ提出するので、締め切り確認も省略)

**********************

3つの例を見てどうでしたか?
目的によって仕事の内容が変わる事を
わかっていただけたでしょうか?

議事録は2つの行動で確認が終わる簡単な
お仕事ですが、Step1の行動で目的やゴールを
確認しないと、きちんとした議事録にならない
のが特徴です!



皆さんもまずはこのような簡単なお仕事で、
Step1を実践してみてください!


次回はStep1の実例 中級編です!
それでは!今日も一歩踏み出していきましょう!

【ダメダメ社員】のレッテルを剥がそう! 永久保存版!Step.1のまとめとチェック項目!

仕事の最初にStep.1の行動を行うだけで、
周りの評価は恐ろしいほど変わります!

「本当に同じ人なの?」と思うくらい変わります!


仕事がうまくいかなくて悩んでいるそこのあなた!


すぐ実行できるように、
「やるべき行動」と「確認が必要なチェック項目」をまとめました!


読んだ明日から、いや今日からでも
実践できるようになっています!!!


頭でわかっていても、行動しなければ
理解したことになりません!

読んだら、行動をメモしたりして、
すぐにやってみてください!!!


■行動のまとめ
 次の流れにそって行動していきましょう!
 具体的なイメージ例が欲しいところは
 実践編の記事を見てください!
 (後日いくつかの例もあげていく予定です!)

**********************
 ①依頼を受けた際に依頼者に3つの情報を聞き
  復唱する!
   ・目的(実現させたい状態)はなにか?
   ・期限はいつか?
   ・何がどのようになっていれば合格なのか?
  
 ②「分からないことがあったら、相談させて
   欲しい」と上司にお願いする!

 ③仕事を進める手順を大雑把に考え、
  脳内でシミュレーションし、紙に書く!

 ④手順が全くわからなければ、先輩に聞く!
  もしくは、上司に『似たような仕事を
  担当していた人』を聞いて、その人に聞く!

 ⑤進め方をイメージしたときに、
  『わからないところ』をピックアップする!

 ⑥『わからないところ』がわからない原因
  (どんな情報が不足しているか)を考える!

 ⑦不足している情報で自分で調べられる
  情報を先に調べ、まとめておく!

 ⑧依頼者に確認する!
   ・自分が考えている進め方で問題ないか?
   ・わからなかった情報を聞く
   ・自分で調べた情報が正しいか?
   ・中間チェックと報告頻度はどのくらいか?
   ・ゴールのイメージを再確認する
**********************

これで、ゴールも仕事の手順も明確になるので、
依頼者の要求に応えられるようになります!

8項目もあって多いと思うかもしれませんが、
実際やってみると30分もかからないと思います!

慣れれば飛ばしてもいいところもあるので、
地道に継続していれば、どんどん早くなります!


続いては、仕事をはじめていいかを判断できる
チェック項目を書いていきます!

ほとんどの項目に応えられれば仕事を
はじめてOKです!

仕事を始める前のチェック項目
**********************
 ・目的はなにか
 ・この仕事の期限はいつか?
 ・何がどうなったら合格か?
 ・手順は決まっているか?
 ・手順を実行したらゴールを達成できるか?
 ・不足している情報はないか?
 ・中間チェックはいつか?
 ・報告頻度はどれくらいか?
 ・守らなければならないルールはあるか?
**********************

最後の項目は念のため付け加えました。
仕事を進めるために法を犯す訳にはいかないので、
念のため確認しておくといいと思います。


このチェック項目に答えることができれば、
相手の期待に応えられる可能性が大幅に上がります


是非、今回の記事でお伝えした
『行動のまとめ』と『チェックリスト項目』
を習慣的に活用して、仕事を進めていきましょう!


そして、【ダメダメ社員】というレッテルを
剥がしていきましょう!


この行動が習慣になれば、レッテルが剥がれる日も
近いはずです!!


一緒に頑張っていきましょう!!

それでは!
前を向いて一歩前進していきましょう!

Step.1-2 仕事とは最初の一手で全てが決まる!実践編(後半)

「目的とゴールを聞いたら
         早速仕事に取りかかろう!」


と思っているあなた!


     一旦ストップです!!!



まだ、足りていない情報があるかもしれません!
足りない情報がある状態で仕事にすすめることは、
勝手に解釈して仕事を進めるのと同じです!!


ですから、次の行動が必要になります!


 手順②
 【仕事を始める前に足りない
            情報はないか考える】


足りていない情報を考えて確認することで、
自分勝手な解釈が減ります。

その結果、相手の要求に高いレベルで
応えられるようになるのです!



ではどのように足りない情報を考えれば
いいのでしょうか?


それは・・・

 Step.1
  実際の仕事をどのように進めるか
     シミュレーション(妄想)すること!

 Step.2
  進め方がわからないところを抽出すること!


この2stepを行うだけです!


Step.1は仕事の大まかな進め方を妄想します!
仕事は合格点をとればいいので、ざっくりで
大丈夫です!



それでは、Step.1の流れを先程のメタルクの
実例で見てみましょう!


まず復習ですが、手順①でメタルクは
上司に今回の仕事の目的とゴールを確認しました。


その内容は・・・

**********************

 目的は自社とライバル会社の技術力の差を
 把握できる状態にすること

 ゴールは3つ
 ・水曜日の展示会に行ってライバル会社の
  技術力を調査する

 ・同時に、将来ライバル会社になりそうな
  会社も調査する

 ・翌週の金曜日までにA先輩から教えて
  もらった方法に基づいて報告書を作成し、
  上司に提出する

**********************



そして、これらのゴールを達成できる
仕事の流れを考えるのです!


メタルクは今回の仕事の流れを
次のように考えました!

**********************
このゴールを達成するためには・・・

 ①展示会に参加する

 ②ライバル会社のブースを回り調査する

 ③他のブースを回り、将来のライバル会社に
  なりそうな会社がないか調べる

 ④報告書の作り方を聞く

 ⑤報告書を作成して提出する

という行動が必要である!
**********************

このように仕事の大まかな流れをイメージ
するのです!


心配性な方は、ここで上司に確認するのも
ありだと思います!


流れをイメージできたら、Step.2・・・
足りていない情報はないか考えるのです!

具体的には、その行動をする際に
【迷ってしまう原因】を考えます!

次のようなイメージです!

**********************
 ①展示会に参加
  ・事前登録と参加費は必要なのか?

 ②ライバル会社のブースを調査
  ・ライバル会社はどれか
  ・どのような視点で調査すればよいか

 ③他のブースを回り、将来のライバル会社に
  なりうる会社がないか調べる
  ・将来のライバルになりうる会社はどれか

 ④報告書の作り方を聞く
  ・先輩から教えてもらった報告書の書き方で
   本当にいいのか
  ・何を報告書に書くのか

 ⑤報告書を作成して提出する
  ・途中チェックは必要なのか
**********************

といった感じですかね!


このように足りない情報を考えて、
ピックアップしておきましょう!





ピックアップできたら


 手順③
   調べればわかる情報を先に調べる

を行います!


これをやらないと上司に・・・



     「ネット見ろ!!!」



といわれることでしょう(笑)


こんなことにならないために、先に調べられる
情報は調べてしまうのです!



先程の例では下記三点です!

  ・事前登録と参加費は必要なのか?
  ・ライバル会社はどれか
  ・将来のライバルになりうる会社はどれか


展示会のHPには参加条件や参加企業が、
企業のHPにはどのような製品を扱っているかが
載っています。


このような上司に聞くよりHPで調べた方が
早いことは自分で調べておきましょう!!


また、同時に先輩に報告書の書き方を
教えてもらってください!


これらの情報を調べ終わったら手順④に移ります!

 手順④
   足りない情報を依頼者に確認する


ここでは、最終確認として依頼者と合意を
とっていくイメージです!

合意をとることで、自分勝手な判断は
0になります!
なので、必ず行いましょう!


ここで聞くことはもちろん・・・

 ①調べてもわからなかったことを聞く
 ②調べた内容を確認する

となります!

これは実例を見た方が理解できると思いますので、
メタルクの例を見てみましょう!

**********************

メタルク
 「ちょっとよろしいですか?
  展示会の報告書を作成する仕事に関して
  いくつか確認したいことがあるのですが、
  お時間よろしいでしょうか?」

上司
 「いいよ」

メタルク
 「まず展示会の参加に関してですが、
  参加料金はかからないので、出張申請以外
  の処理はしなくても問題ありませんか?」

上司
 「参加料金がなければ、大丈夫」

メタルク
 「続いて報告書なのですが、先輩から頂いた
  このようなフォーマットと記載内容で
  よろしいでしょうか?」(紙を渡す)

上司
 「大丈夫だ。これにそって書いてくれ。」

メタルク
 「また、報告書の途中チェックは必要ですか?」

上司
 「そうだな・・・水曜日の定時までに
  一回見せてくれ」

メタルク
 「わかりました。
  最後に展示会で回るブースを考えてきたの
  ですが、アドバイスをいただけませんか?」

上司
 「いいよ」(紙を渡して説明する)

 「大体OKだが、この○○という会社も
  マークしておいた方がいい」

 「ありがとうございます。
  私が考えたルートに○○会社を追加して
  展示会を回ってきます」

 「最後にもう一度復唱で確認させてください。
  ~~~」

**********************

このような流れになります!


どうです?
皆さんもできるような気がしませんか?

ダメダメだったメタルクでも、できるように
なったのですから皆さんもできるはずです!!



仕事ができるようになりたい そこのあなた!!
前回と今回の記事で得た情報を
今日から実践していきましょう!!

実践しない限り身に付くこともありません!!
仕事ができるようにもなりません!!!

なので「自分ならできる!」と信じて、
積極的に行動してみてください!


次回は指導した人から寄せられた質問に対する
回答を書いていきます!

それでは!今日も一歩前に進んでいきましょう!

Step.1-1 仕事とは最初の一手で全てが決まる!実践編(前半)

  「仕事の最初に『目的』と『ゴール』を
   明確にする必要性はわかりました。
   でも、実際にどうすればいいんですか?」



これは、仕事で後輩を指導した時に、
メタルクが後輩に言われた言葉です!


文面にしてみると、完全に思考停止に
陥っている発言ですね(笑)


ですが、そのような発言が出てしまう気持ちは
ものすごく分かります!!!
(自分も答えを人に求めてしまうタイプでした!)


だって、自分の環境や行動を大きく変える時って、
結構怖くないですか?!


そうなると失敗したくないから、自分で考えずに
答えを求めてしまうんですよね・・・


メタルクのように、頭では分かっていても、
なかなか行動に移せない方は結構いるのでは
ないでしょうか?


でも、そんなタイプの人に朗報です!!!


本記事では実行しやすいように、
手順をきちんとご説明します!


(自分の後輩も手順を説明したら、
   できるようになりましたよ!!!!!!)




その手順とは・・・

 ①依頼を受けた際に依頼者に仕事の『目的』と
  『ゴール』のイメージを聞く

 ②仕事を始める前に足りない情報はないか考える

 ③調べればわかる情報を先に調べる

 ④足りない情報と調べた情報を依頼者に確認する


この4Stepです!


『上司には聞きにくい!』
と思われる方もいると思いますが、
聞き方の工夫をすれば、大抵なんとかなります!!


聞き方の工夫は後日ご説明いたしますので、
まずはこの4Stepを頭の中に叩き込んでください!


それでは手順に関して説明していきます!



★★★

この行動をとる目的は
『仕事で相手の要求に応えられている状態』を
実現することです!


そのための手段として・・・


仕事の目的とゴールのイメージを明確にし、
相手の期待に応える準備をするのです!



そして仕事の目的とゴールは、依頼者にしか
分からないので・・・



 手順①
  依頼を受けた際に、依頼者に仕事の目的と
  ゴールのイメージを聞く



という行動を取るのです!!!




ここで重要になるのは『何を聞くのか?』
ですよね!?


ここで『ゴール』の定義を思い出してください!



ゴールの定義とは・・

 【目的を達成するためには
    この仕事は『いつ』『何が』
     『どうなっていれば』合格なのか】


ということでした!
そのため、明確にすることは大きく3つです!

 ①この仕事を通して最終的に実現させたい状態
  (目的)はなにか?

 ②いつまでに終わらせれば良いのか?
  (途中チェックは必要なのか?)

 ③何がどのようになっていれば合格なのか?


これを聞けば概ね仕事をどう進めればいいか、
見えてきいます!


ここで、メタルクの実例で考えてみましょう!
(「」は発言、()は心の声です)


上司
 「メタルクくん!水曜日の展示会に参加して、
  報告書を提出してくれ!」

メタルク
 「分かりました!まず、展示会に参加する
  目的を確認させていただけませんか?」
 (なるべく語尾を明るめにしておこう)

上司
 「目的か!そうだな・・・
  自社とライバル会社の技術力の
  差を把握しておきたいんだよ」

 「この展示会にはライバル会社が多く
  展示しているから」

 「相手が持っている技術力を
  可能な限り探ってきてほしいんだ」



メタルク
 (ライバル会社の技術力調査だから、
  ライバル会社のブースをメインで回って、
  アピールしている商品から技術を探って
  くれば良さそうだな・・・)

 (可能ならライバルとなりうる企業も
  見つけてこよう!)

メタルク
 「わかりました!ライバル会社のブースを
  メインで回って、アピールしている
  商品から技術を探ってくる
  イメージでよろしいですか?」

上司
 「それで大丈夫だ!」

メタルク
 「それと、今はライバル会社ではないけど、
  将来ライバル会社になりうる会社も
  調査してきますね。」

上司
 「良い着眼点だ!それも重要だな!」

メタルク
 「続いて報告書なのですが、報告書の形式や
  書く内容を教えていただきたいのですが?」


上司
 「うーーーん。前にA先輩が報告書を
  書いていたからA先輩に聞いてごらん」


メタルク
 「分かりました。A先輩に聞いてみます!」
 「あと報告書の締切を確認させてください!」

上司 
 「展示会が終わった翌週の金曜日の定時までに
  頼むよ。」

メタルク

 「分かりました!」

 「最後に内容を確認してよろしいですか?」

上司
 「いいよ!」

メタルク
 「水曜日の展示会に行ってライバル会社の
  技術力を調査してきます。」

 「同時に、将来ライバル会社になりそうな
  会社も調査してきます。」

 「報告書は翌週の金曜日までにA先輩から
  教えてもらった方法に基づいて作成し、
  提出します」

 「これで問題ないでしょうか?」

上司
 「大丈夫だ!よろしく頼む!」


メタルク
 「あと、仕事の途中で分からないことがあったら
  確認していただいてもよろしいですか?」

上司
 「いいよ。そのときは持ってきてくれ。」






メタルクの例を見ていかがだったでしょうか?


上司は仕事ができなかったメタルクに対して、
雑用を任せた感覚だったかもしれません・・・


ですが、先程の例のように積極的に
相手の要求に応えようとする姿勢を見せれば

相手もきちんと応えてくれるようになります!



どうです!?

①の行動だけで、結構仕事の手順が見えてくる
気がしませんか?


これだけでも仕事の質は大幅に向上しますが、
更に質を高めるための、

 手順②
  仕事を始める前に足りない
            情報はないか考える

を次回ご説明していきます!


それでは!
今日も一歩前進していきましょう!

Step.0-3 心構え編! 目的とゴールの意味を勘違いするな!!!

皆さんは仕事の『目的』と『ゴール』って何か
説明できますか?


前回お伝えした仕事ができるポイントは

 【仕事の『目的』と『ゴール』を
     最初に明確にして仕事を進める】

ことでした!

ですが、『目的』と『ゴール』の意味を
勘違いしてしまうと
間違った仕事の進め方をしてしまいます!



『目的』と『ゴール』をうまく説明できない方も
いると思いますので・・・

今回はこの2つの言葉の定義について、
きちんと確認していきましょう!!!



■目的ってなに?

目的を一言で表すと・・・








     【達成したいあるべき姿】


になります!


『理想の状態』と言っても良いかもしれません!




皆さんからは「そんなことは分かってる!!!」
と言う声が聞こえてきそうですね!!!(汗)



そうですよね!
皆さんは『目的という言葉の定義』は
知っているのです!!!


ですが・・・


 【仕事を進めるうちに目的が
     変化してしまうことが多いのです!】



ピンとこない方が多いと思いますので、
実際の仕事の内容で考えてみましょう!


例えば・・・

・あなたが作っている報告書の目的はなんですか?

・あなたがしている営業活動の目的はなんですか?


ちょっと目的を考えてみましょう!

これに対して・・・


・毎日の義務だから報告書を作っているんだ!

・契約を取るために、営業活動をしているんだ!


と思った方は、ほぼ間違いなく・・・



   目的の意味を勘違いしています!!!!





一体どういうことなのか、
『上司からコピーを頼まれたケース』を
考えてみましょう!!





このケースの場合の目的は・・・・










 『上司に言われたとおりコピーを取ること!』


ではありません!!!!!!!


これは目的でなく、手段です!!!!


いいですか!!もう一度言います!



  【これは目的でなく手段なのです!!!】



先程ご説明した
『仕事を進めるうちに目的が変化してしまう!』
というのは・・・



   【手段が目的にすり替わってしまう】

ということなのです!!!!



それでは、実際のこのケースの目的は
一体何なのでしょうか?


本当の目的は・・・



     わかりません!!!(爆)



こんなことを言ってしまうと、怒られて
しまいそうですが、いたって真剣です!!



そうなんです!


【目的は依頼者に聞かないとわからないのです】


これでは説明になりませんので、目的をある程度
想像して、いくつか例を挙げてみましょう!!!


 ・目的の例①
   1時間後の会議が滞りなく開催できるように
   すること


 ・目的の例②
   締め切り間近の提出書類の証跡をとって
   おくこと


 ・目的の例③
   資料の印刷後の仕上がりを確認できる
   状態にすること


ざっと考えて、こんな感じですかね!


この目的の例を見て、皆さん何か感じませんか?




そうです・・・




目的によって仕事のすすめ方(コピーのやり方)
を変えないといけないのです!!!






別の表現に言い換えると・・・



    【目的によってゴールが変わる】



ということになります!!!




やっとゴールという言葉が出てきましたね!
それでは、ゴールの説明に移ります!












■仕事におけるゴールってなに?


仕事における『ゴール』を一言で表すと・・・


  【目的を達成するために
        仕事に求められている結果】


わかりやすく言うと

 【目的を達成するためには
    この仕事は『いつ』『何が』
     『どうなっていれば』合格なのか】

ということになります!




そして、『目的を達成する』ということは、

  【ゴールを知るためには目的が必要】

ということになります!



つまり、目的と同じくゴールも・・・







 【仕事の依頼者の頭の中にしかないから、
    仕事の依頼者に聞くしかありません!】




もっと理解を深めるために、
先程の『上司からコピーを頼まれたケース』を
考えてみましょう!!





 ・例①
  目的が『1時間後の会議が滞りなく開催
  できるようにすること』の場合


  会議がすぐに始められる状態になるための
  ゴールの例は・・・


  会議の開始前までに、印刷した資料が
  出席者全員分の手に渡っていることです。


  よって、参加人数を確認して印刷し、
  座席に配布しておくイメージになります。



 ・目的の例②
  目的が『締め切り間近の提出書類の
  証跡をとっておくこと』の場合

  すぐに証跡をとって提出できる状態の
  ゴールの例は・・・


  締切に間に合う時間までに、コピーを取り、
  管理できる状態になっていること

  そして、同時に提出書類が提出できる状態に
  なっていること


  よって、すぐにスキャンして印刷しておき、
  上司にコピーとデータを添付したメールを
  送り、原紙を提出できるように封筒などを
  準備しておくイメージになります!


 ・例③
  目的が『資料の印刷後の仕上がりを
  確認できる状態にすること』の場合


  印刷時の仕上がりを確認できる状態の
  ゴールの例は


  上司が仕上がりを確認する予定の時間までに、
  本番と同じ印刷方法で印刷しておき、
  確認できる状態(紙の提出)になっていること


  よって、本番と同じ印刷条件を聞き、
  なるべく早く印刷して上司に提出する
  といったイメージになります


どうです!?ゴールのイメージがどんなものか
つかめてきたのではないでしょうか?




次回は目的とゴールを確認する手順をお伝えしていきます!



それでは!
今日も一歩踏み出して進んで行きましょう!!



■まとめ

 ・目的とは達成したいあるべき姿である
 ・ゴールとは目的を達成するためには
  この仕事が『いつ』『何が』
 『どうなっていれば』合格なのかということ
 ・手段が目的にすり変わることが多い
 ・目的によってゴールのイメージが変わるので、
  仕事の進め方も変えなければならない。
 ・目的もゴール依頼者の頭の中にしかないため、
  聞き出す必要がある!
 

Step.0-2 心構え編! 最初に2つのことを明確にするだけで、仕事の合格点がとれる!!!

前回お伝えした
   【上司を怒らせる必殺技!!】


これを封印することができれば、怒られなくなり、
仕事ができるようになるのです!!


そして、必殺技を封印するための方法とは・・・









 【仕事の『目的』と『ゴールイメージ』を
         最初に明確にすることです】



これを身につけることで
仕事のクオリティは間違いなく向上します!!!



■必殺技を使うことができない状況を作ろう!!!


前回の記事で伝授した上司を怒らせる必殺技は・・



  【依頼された仕事には明確なゴールがあり、
   それを明確にせず自分勝手に解釈して
   仕事を進めること】



というものでした!!


お分かりの通り、この必殺技を発動するためには、
自分勝手に解釈することができる状況が
必要ですよね!



つまりその状況とは・・・・



【仕事の目的とゴールを明確にするための 
          情報が足りていない状況!】

ということになります!


そして、その足りない情報を集めずに
仕事を進めれば・・・


自分勝手に判断した仕事をして、怒られることが
できます!(笑)


そして冒頭で述べたとおり、この必殺技を
封印することが、仕事ができることに
つながるのです!




その封印するための方法とは・・・






 【仕事の『目的』と『ゴールイメージ』を
         最初に明確にすることです】



これに尽きます!!!!


こうすることで自分勝手に解釈をすることが
できなくなるのです!!!



その結果、依頼主である上司の要求にきちんと
応えることができるようになります!!!!



その結果、仕事で怒られないという
ハッピーエンドを迎えることができるのです!



「そんなことかよ・・・」と思ったあなた!!!



目的とゴールをきちんと確認するだけで、
上司や周りの反応が恐ろしいほど変わります!!!




マジです!!!
大マジです!!!



マジなんです!!!



仕事を依頼してきたお客様である上司に、
余計な行動をさせる必要がなくなるのですから、
怒られる頻度がびっくりするぐらい減ります!!



そして、合格点を取り続けていると信頼に繋がり、評価されるようになっていきます!



是非!みなさんも


 【仕事の『目的』と『ゴールイメージ』を
           最初に明確にすること】


が仕事ができる大前提であることを、
覚えておいてくださいね!!



次回は意外と間違いやすい仕事の『目的』と
『ゴール』に関して解説していきます!



それでは、
今日も一歩前進していきましょう!