(裏)入社一年目の教科書

欲しいのは仕事ができるコツじゃなくて、仕事ができる方法なんだ!!!「入社二年目で最低評価」から逆転最短昇格を果たしたメタラーが「仕事の進め方」や「メタル評」・「書評」をお届けします

Step1の実例① 初級編! 要望に応じた議事録!

 「やり方はわかったけど具体例が欲しい!」


という方のために、具体例第1弾のお届けです!


以前の記事では外部調査の例を出しましたが、
実際の業務で外部調査はほとんどないですもんね
(笑)

なので、まずは新入社員が担当しやすい

    【会議の議事録を作成する】

という業務の進め方を、メタルクの3つの
実例を通してご紹介していきます!


「会議で重要そうなところをメモればいいでしょ」
と思っているそこのあなた!!

議事録は目的によって内容が大きく
変わるんですよ!!!

ですが、それほど難しい仕事ではないので、
ほとんどのケースで2つの行動(①と⑧)で
完了すると思います!

それでは行動を確認したのち、実例を
見ていきましょう!

**今回必要な行動*************

 ①依頼を受けた際に依頼者に3つの情報を聞き
  復唱する!
   ・目的(実現させたい状態)はなにか?
   ・期限はいつか?
   ・何がどのようになっていれば合格なのか?
  
 ⑧依頼者に確認する!
   ・自分が考えている進め方で問題ないか?
   ・中間チェックと報告頻度はどのくらいか?
   ・ゴールのイメージを再確認する

**実例① 部内会議*************

上司
 「メタルク君!この会議の議事録を
  とってくれる?」

メタルク
 「わかりました!目的によって書く内容を
  変えますので、目的を教えてください」

上司
 「今回は部内会議だけど部長が不在だから、
  部長が会議の流れを把握できる状態に
  して欲しい」

メタルク
 「それでは、会議の議題・報告の概略・
  質疑を会議の流れに沿って記録する形で
  よろしいでしょうか?」

上司
 「それで大丈夫!」


メタルク
 「急いでメールで送るなら、ワードの
  フォーマットで議事録を作成した方が
  いいですか?」

上司
 「それで頼む!」

メタルク
 「わかりました。後は議事録の途中チェックの
  必要性と締め切りを教えてください!」

上司
 「今日中に送りたいから、定時までに
  仕上げてくれ」

 「途中チェックは午後2時頃でお願い!」

メタルク
 「わかりました。内容を確認します。」

 「部長が会議の流れを把握できるように、
  会議の流れに沿って、議題・報告の概略・
  質疑をワードの議事録フォーマットで
  まとめます」

 「そして、本日午後2時に中間チェックを受けて
  今日の定時までに提出します!」

上司
 「それで大丈夫!よろしく頼む!」


**実例② 外部業者との会議********

上司
 「メタルク君!この会議の議事録を
  とってくれる?」

メタルク
 「わかりました!目的によって書く内容を
  変えますので、目的を教えてください!」

上司
 「今回は取引先との会議だから、
  後々問題が起きないように議事録を
  作成してくれ」

メタルク
 (決定事項がうやむやだったり、言った
  言わない論争が問題としてありそうだな)

 「それでは、会議の内容と発言と決定事項を
  記録する形でよろしいですか?」

上司
 「それで大丈夫!」

メタルク
 「わかりました。会議中はホワイトボードで
  議事を取り、後程ワードで清書する形で
  よろしいですか?」

上司
 「どうしてそうするんだい?」

メタルク
 「後々問題が起きないように、ホワイト
  ボードで議事を確認しながら、会議を
  進めた方がいいと思うからです。」

 「また、外部へ送る資料は正式資料となるため
  清書が必要だと考えます!」

上司
 「分かった!それでお願い!」


メタルク
 「わかりました!あとこの仕事の締め切りを
  教えてください!
  また、途中チェックは必要ですか?」

上司
 「部長にチェックしてもらうから、明後日の
  午後一までにお願い」

 「ホワイトボードを確認しながら、会議を
  進めるから、途中チェックは要らないかな」


メタルク
 「わかりました。内容を確認します。」

 「問題が起きないように会議の内容と発言と
  決定事項の議事をホワイトボードに取ります」

 「そして、外部提出資料フォーマットに
  清書し、明後日の午後までに提出します!」

 「この認識でよろしいですか!?」

上司
 「大丈夫!」


**実例③ 本部会議************
 

上司
 「メタルク君!この会議の議事録を
  とってくれる?」

メタルク
 「わかりました!目的によって書く内容を
  変えますので、目的を教えてください!」

上司
 「今回は所長への報告会議だから、所長からの
  指摘事項が詳しくわかるように議事録を
  作成してくれ」

メタルク
 「それでは、議題・所長の質疑とコメント・
  決定事項を会議の流れに沿って記録する
  形でよろしいですか?」

上司
 「それで大丈夫!」

メタルク
 「わかりました。会議終了後に決定事項の
  確認があるため、ホワイトボードで
  議事を取り、スキャンして提出で
  よろしいですか?」

上司
 「それでいいよ」

メタルク
 「わかりました!会議終了後すぐに
  議事録をスキャンしたら、提出します!」

(復唱は省略)
(すぐ提出するので、締め切り確認も省略)

**********************

3つの例を見てどうでしたか?
目的によって仕事の内容が変わる事を
わかっていただけたでしょうか?

議事録は2つの行動で確認が終わる簡単な
お仕事ですが、Step1の行動で目的やゴールを
確認しないと、きちんとした議事録にならない
のが特徴です!



皆さんもまずはこのような簡単なお仕事で、
Step1を実践してみてください!


次回はStep1の実例 中級編です!
それでは!今日も一歩踏み出していきましょう!