(裏)入社一年目の教科書

欲しいのは仕事ができるコツじゃなくて、仕事ができる方法なんだ!!!「入社二年目で最低評価」から逆転最短昇格を果たしたメタラーが「仕事の進め方」や「メタル評」・「書評」をお届けします

Step1の実例② 中級編! 期待に応える資料作成!

具体例第2弾のお届けです!

今回は誰もが必ず一度は通る道であろう・・


       【資料作成!】


の例をお伝えします!




みなさんは資料作成をしたときに、

「せっかく作ったのにやり直しだ(泣)」
「そんなルールがあるなら最初から言ってよ!」

と思ったことはありませんか?


そうなんです!
資料作成は目的とゴールを間違えると、
やり直しが生じる業務なんです!



よって、資料作成でずっとミスしていると・・

「資料の作り方がなっていない!」
「やり直し!相変わらず要領が悪いな!」

と思われてしまいます!
(メタルクが言われてきた言葉です(笑))



資料作成は生産性がほとんどない業務(新しい
ことを産み出さない業務)なので、
さっさと終わらせたいですよね!?


今回は資料作成にかかる時間が最小限に
なるように、メタルクの実例を通して、
具体例をご紹介していきます!



**必要な行動****************


作る資料によって、必要な行動が変わりますが、
今回は①②③④⑧の行動をとっていきます!


それでは、必要な行動を確認していきましょう!

**今回必要な行動*************
 ①依頼を受けた際に依頼者に3つの情報を聞き
  復唱する!
   ・目的(実現させたい状態)はなにか?
   ・期限はいつか?
   ・何がどのようになっていれば合格なのか?
  
 ②「分からないことがあったら、相談させて
   欲しい」と上司にお願いする!

 ③仕事を進める手順を大雑把に考え、
  脳内でシミュレーションし、紙に書く!

 ④手順が全くわからなければ、先輩に聞く!
  もしくは、上司に『似たような仕事を
  担当していた人』を聞いて、その人に聞く!


 ⑧依頼者に確認する!
   ・自分が考えている進め方で問題ないか?
   ・わからなかった情報を聞く
   ・自分で調べた情報が正しいか?
   ・中間チェックと報告頻度はどのくらいか?
   ・ゴールのイメージを再確認する


それでは、実例のご紹介です!


**********************


~仕事の依頼(手順①②)~

上司
 「メタルク君!再来週の水曜日の所長報告を
  お願い!資料も作っておいて!」


メタルク
 「わかりました!目的は計画に対する
  進捗を伝えることで大丈夫でしょうか?」


上司
 「それで大丈夫」


メタルク
 「あと、初めての報告なので、ゴールとなる
  資料のイメージをお伺いしたいのですが」

上司
 「そうだな・・・
  先輩のAさんが数ヵ月前に報告していた
  から、聞いてみてよ」

メタルク
 「わかりました!Aさんに聞いてみます!
  資料作成で分からないことがあったら、
  後程お伺いしても良いでしょうか?」

上司
 「良いよ!空いている時間に聞きにきて!」




~情報収集と仕事の進め方を考える(手順④③)~

メタルクの心の声
 (まだ仕事を進め方が見えてこないな・・・
  まずはA先輩に資料をもらいにいこう!)

メタルク
 「A先輩!所長報告の資料作成と仕事の
  進め方を教えていただけませんか?」

A先輩
 「いいよ!資料の構成はこんな感じ・・・
  メールで送っておくから参考にして」

メタルク
 「ありがとうございます!先輩は資料の
  チェックを何回受けられましたか?」

 「2回かな。室長と部長のチェックを
  1回ずつ受けたよ!」

メタルク
 「ありがとうございます!
  また分からないことがあったら
  教えてください!」


メタルクの心の声
 (資料が10ページ以上あるから、資料を
  作る前にストーリーを組み立てる必要が
  ありそうだな・・・)

 (ストーリーの設定をミスると資料の構成が
  大きく変わりそうだな・・・
  叩き台ができた時点でチェックを受けた
  ほうが、修正が少なくなりそうだな・・・)

 (先輩の資料の構成は背景・計画・
  進捗まとめ・進捗詳細・今後の検討の
  順番になっているな)

 (この流れをベースに作って良いか、上司に
  確認しよう)

 (あと、室長・部長チェックの日時も
  設定しておこう)


~上司に確認(手順⑧)~

メタルク
 「所長報告の資料の件で2点お伺いしたい
  ことがあるのですが、今お時間
  よろしいでしょうか?」

上司
 「いいよ」

メタルク
 「ありがとうございます!
  まずは資料の構成とストーリーに関して
  です。」

 「A先輩から前回の資料を頂きました。
  A先輩の資料の構成を手本にしようと
  考えています。」


 「具体的には背景・計画・進捗まとめ・
  進捗詳細・今後の検討の構成にしようと
  考えています。これでよろしいですか?」

上司
 「構成の大枠は大丈夫だと思う。」

メタルク
 「わかりました!続いて、資料の
  ストーリーですが現在構想中です。
  叩き台ができたら、チェックをお願い
  したいのですが、よろしいでしょうか?」

上司
 「わかった。できたら持ってきてくれ」

メタルク
 「ありがとうございます!
  続いて、二つ目ですが、資料チェックの
  日時を調整させてください。」

 「部長のチェックもあると思いますので、
  来週の下旬を考えております。
  ご都合はいかがでしょうか?」

上司
 「ん~。部長チェックもあるから早めが
  良いかな・・・」

 「じゃあ、来週の木曜日でお願い!」

メタルク
 「わかりました!では確認させてください」

 「目的は所長に計画に対する進捗を伝えること」
 「資料のゴールイメージはA先輩の例と
  基本的に同じ構成にする。
  ただし、ストーリーができたら、
  一度チェックを受ける」

 「来週の木曜日までに資料を完成させ、
  室長チェックを受け、その後部長チェック
  を受ける」

 「以上で大丈夫でしょうか?」

上司
 「大丈夫!よろしく!」


**********************


メタルクの例を見てどのように感じましたか?

目的とゴールを確認してから動き始めることで、
作るべき資料のイメージが明確になるのです!

ですが、この例では1点不明確な点があります!
それは、資料のストーリーをどのように
すれば良いのかという点です。

このように不明確な点がある場合は、その点を
ある程度作ったところで、チェックを受ければ
大丈夫です!

資料の作り直しが多いなと感じている方は、
是非本手法を参考にしてみてください!